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聚焦強軍興校使命 緊跟科研訓練需求

扎實推進軍隊院校零星采購工作正規有序發展

作者:張寶宇 發布于:2018-11-30 10:01:22 來源:海軍工程大學

fifa手游经验卡怎么用 www.wtack.icu   作者:海軍工程大學 張寶宇


  采購工作是連接戰場和市場的橋梁和紐帶,對于軍隊院校教學科研工作具有重要支撐作用。在海軍轉型建設加速推進的關鍵時期,作為新型軍事人才培養和國防科技自主創新基地,軍委和海軍黨委對學校的支持力度不斷加大,采購任務不斷增加。


  2011年,學校黨委專門召開常委會,抽組成立集中采購辦公室,2013年,被海軍確定為海軍院??蒲械ノ?a href=//www.wtack.icu/ll/rcjd/2067761.html target=_blank class=infotextkey>集中采購試點單位,2017年,正式落編為服務保障中心采購室。成立8年來,學校堅持以習主席在中央軍委后勤工作會議上的重要講話為引領,始終以軍委集中采購“五個進籠子”為總要求,聚焦保障辦學,緊跟訓練需求,不斷推進工程物資服務“三采合一”,深化軍隊院校集中采購工作改革,逐步走出了一條具有軍隊院校特色的集中采購新路子。累計完成大宗集中采購項目XXX項,預算總金額XXX億元,采購總金額XXX億元,累計完成零星采購任務XXX萬元。


  隨著采購改革的不斷推進,學校小額零星采購逐年遞增,涉及辦公用品、勞保用品、電子產品、體育用品、實驗儀器、工程建材、圖書音像和幼兒用品等,對于規范集中采購工作起到了很好的補充作用,隨著小額采購總額的增加, 加強小額零星采購的管理,提高這部分資金的使用效益、規范采購行為、預防腐敗滋生、保障采購資金的安全使用,成為學校采購工作提升面臨的瓶頸問題。為此,我們探索了一條“以構建制度為抓手,以信息化為牽引”的路子,建立了一套符合軍隊院校實際情況,線上線下相結合新零售模式下的零星采購工作機制。


  一、新時期軍隊院校零星采購特點


  為了解決零星采購面臨的各種問題,軍委后勤保障部采購管理局攜手全國知名電商建立了軍隊采購網上商城。網上商城是提高部隊采購效率、節約采購成本、加強采購監督的務實之舉。部分改變了部隊零星物資采購千軍萬馬跑市場的局面。網上商城采用軍網和互聯網同步運行模式,自2015年8月上線至今,網上商城產品質優價廉、服務便捷高效、過程公開透明,較好地保障了各級部隊限額以下物資采購需要。


  但是軍隊采購網上商城模式對于軍隊院校零星采購需求來說,也存在一些不足:一是品種有限。軍隊院校教學科研需求與部隊需求差異性較大,不僅包含一般性后勤辦公物資,還包含大量科研實驗器材、武器裝備等,以及小額零星工程和小額服務采購等,軍隊網上商城所供物資覆蓋院校需求占比相對較低。二是配送周期較長。商城成立了區域配送中心,提高了配送速度,但是院校訂制要求高、時限短的需求較多,對于一些瑣碎物資走網絡采購,時間上無法滿足需求。加上郵費,性價比相對不高。三是特定情況下服務無法保障。對于一些維護頻率高,步驟多,涉及金額小等物資售后服務,時效性不高,甚至無法保障。如果依托廠家售后服務,存在周期長,服務意愿不強等問題。對于一些特殊需求,如電腦更換系統、安裝特定軟件等,很難保障。

 

  以海軍工程大學為例,學校零星采購從2011年11月至2018年10月,數據如下:
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  從上述圖表可以看出,學校零星采購涉及金額較大,種類繁多,數量巨大,單件平均價格只有38.71元,且采購隨機性較大。


  二、目標與思路


 ?。ㄒ唬┠勘?。為了克服我校零星采購面臨的困難,解決零星采購中存在的問題,確實提高零星采購工作效率,我們確立了“規范、監督、高效”的零星采購目標。


  規范,零星采購具有品種多、規格雜、易消耗、購置報廢頻繁、采購周期短、質量標準嚴、價格多變等特殊的特點,因此采購管理的難度大,且這些物品很多沒有統一規定,軍隊缺乏明確要求。因此,要想抓好零星采購工作,首先要建立規范,讓零星采購工作有章可循、有據可依是關鍵的一步。


  監督,是新環境下采購工作立身之本。零星采購業務難以計劃、執行頻率高、涉及領域雜且采購金額小的特點,容易滋生麻痹情緒,往往因此忽視零星采購過程中的監督環節。監督不僅涉及傳統的外部監督,更重要的是抓好內部控制。通過內部控制和外部監督確保零星采購工作的合理性和合法性。監督是零星采購順利進行的重要保證。


  高效,是零星采購追求的目標。零星采購一般量小,計劃性差,突發、隨機的特點較突出。如何迅速、準確地實施并完成采購任務,是零星采購面臨的一個重要問題。只有高效實施零星采購,才能滿足學校的教學科研工作需要。


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  要想實現“規范、監督、高效”的零星采購目標,我們確定了以下幾條思路:


  一是建立零星采購相關規章制度。零星采購頻率高、需求量相對較大,零星采購管理與大額集中物資采購管理具有同等重要的地位。從學校實際需求出發,針對工程、物資和服務不同種類,不同特點,針對辦公用品、電子產品、實驗器材等不同類別,針對進口、國內采購等不同采購渠道,制定操作性、針對性強的零星采購流程,從而規范校內的零星采購工作,使得零星采購流程做到有章可循。


  二是在零星采購中充分發揮新技術的作用。實現“規范、監督、高效”的目標,除了按照其內涵分別采取不同措施,將新技術應用到零星采購工作中是重要舉措。隨著學校的教學和科研改革不斷深入,學科建設進入到一個新的階段,零星采購業務空間與管理手段也需要不斷更新。在零星采購中引入互聯網作為平臺,利用信息技術,對學校的零星采購管理模式進行業務過程再造,不僅是對零星采購業務流程進行優化,更是從根本上對零星采購現有的業務流程進行改造和重新設計,實現零星采購信息化,己經成為了學校零星采購業務發展的必然選擇。零星釆購業務信息化,需要實現信息內容的系統化、信息傳遞的規范化、信息形式的標準化,實施數據管理平臺的建設,提高零星采購效率和業務管理水平。


  三是創新保障模式,適應教學科研需求。建立零星采購機制,在建立相關規章制度基礎上,把信息技術引入零星采購工作中,實現零星采購的信息化,必然帶來零星采購保障大學教學科研模式的變化。為了更好地服務于大學的教學科研工作,借鑒“新零售”的思想,創造性運用于學校零星采購保障環節,既注重線上的便捷,也強調線下的體驗,以提供更好的服務為牽引,做好保障工作。運用“供應鏈管理”思想,分析采購大數據,實現管理前伸,監控供應商物資相關情況。通過創新零星采購保障模式,貼近大學教學科研工作,切實解決保障中的難點和痛點,從而有效提升零星采購保障能力。


  三、做法與實踐


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  目前,學校零星采購的機構設置如圖:

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  構建符合軍隊院校需求的零星采購運行機制,離不開體制和制度。體制是管理架構,制度是指導框架,體制是基礎,制度是保障。立足現有運行模式,通過相應制度給予規范,充分發揮體制的效應。為此,我們先后制定了《海軍工程大學零星采購管理暫行規定》、《海軍工程大學零星采購供應商管理暫行辦法》、《海軍工程大學零星采購合同管理辦法》、《海軍工程大學網絡競價暫行辦法》等。近年來,學校根據零星采購實踐中遇到的問題,結合工作的一般規律,通過對全校歷年零星采購需求進行深入分析的基礎上,將全校范圍內的零星采購合理分類,針對工程、物資、服務和科研設備等多個領域零星采購制定合理的實施細則。通過這些制度,明確了相關部門和人員在零星采購工作中的職責,做到分工明確,責任到人,各項制度覆蓋了零星采購的各個階段和所涉及的各個領域,使采購工作有了制度上的保證。


  由于零星采購缺乏計劃性, 政策尺度的把握難度較大, 而零星采購又是一個單位必要的采購活動的重要補充,把握政策尺度,從內部控制角度規范管理程序十分重要。從零星采購廉政風險的防范需要,學校針對具體崗位采取多維內控對策,強化監督、細化管理,實現每個風險點都能夠依靠完善的制度約束與法規監督,先后與紀檢部門等一起制定了《海軍工程大學物資工程服務和科研采購紀檢監督辦法》、《海軍工程大學零星采購內控暫行辦法》等,通過制定這些制度,規定了多維監督機制:“小內控”和“大內控”。“小內控”為采購部門內部各個工作人員之間的相互制約,我們通過按階段和按領域交叉審核的多維監督模式,避免了內部工作人員的工作失誤;“大內控”是整個學校各個部門、參與方之間的相互制約,通過用戶方、采購方、監督方及供應商各方不同的利益訴求,建立相互制約的管理體系。使“規范、監督、高效”得以持久實現。


  完善的制度建設,使得大學所有零星采購活動,學校紀檢、審計、財務部門和經濟管理方面的專家全程參加,并對零星采購各個環節保留電子證據,讓不同部門充分參與和監督,形成了一套相互制約、責權利分明的零星采購監督機制,有效避免和預防了零星采購過程中的不合理現象。


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  合理的體制與完善的制度,要落實到零星采購的實踐中,才能建立科學高效的零星采購運行機制。把信息技術應用到零星采購過程中,是實現這一機制的最佳途徑。為此學校采取“小步、糾錯、迭代、快跑”的做法,經過幾年的建設,實現了零星采購的信息化、網絡化,把零星采購的制度和運行機制,通過信息系統落實到實際工作中。將計算機系統與網絡技術應用到零星采購管理全流程中,根據信息高速公路的特點,對零星采購實施流程再造,以方便用戶和大幅度地提高零星采購工作效率為目標。


  系統結構如下圖:

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  其中競價系統和供應商管理??椴渴鷦諞蛺贗?。


  信息支撐環境架構如下圖:
 

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  其中主要工作包括:


  1.構建零星采購信息支撐環境,奠定零星采購信息化基礎


  零星采購的信息支撐環境包括軟件和硬件建設。其中硬件建設利用已經成熟的軍事綜合信息網/大學校園網作為硬件支撐環境,將建設重點放在軟件支撐環境上。主要建設內容包括零星采購所需要的軟件環境。主要包括:零星采購資源庫、供應商庫、采購法律法規庫、零星采購業務庫。其中:


  零星采購資源庫,是零星采購信息支撐環境的基礎,主要是零星采購有關的數據字典、系統環境變量、零星采購模式、零星采購流程數據集合,是其他系統運行的基礎。


  供應商庫,是實現網上競價的基礎庫,存儲供應商數據,并依托該庫建立供應商管理機制、供應商信用管理機制及供應商參與的采購活動管理。


  采購法律法規庫,收集各類采購法律法規。


  零星采購業務庫,主要包括零星采購業務過程、業務內容及業務處理的相關數據,是零星采購業務實施的關鍵內容。


  零星采購信息支撐環境的建設,為零星采購系統的建設奠定了基礎,是實現零星采購全過程網絡化的重要保證。


  2.建立零星采購供應商信用體系,提高零星采購有效性


  零星采購,由于其涉及金額相對較小,采購數量不大,臨時性采購較多,因此與集中采購相比,存在供應商重視程度不夠,響應不及時的現象。尤其涉及到特殊設備,供應商數量較少的時候,采購方的話語權會降低。因此,為了提高零星采購效率,確實實現零星采購目標,更好地保障教學科研活動,我們建立了供應商管理???,并通過對歷史交易數據進行分析,對采購結果評估等手段,實現對供貨商信用的管理,采購活動結束,系統根據成交供貨商的供貨價格、供貨時效、商品質量、售后服務滿意度進行評估并打分,系統自動將評價結果轉換成“誠信指數”,并形成供應商的誠信考核記錄。建立供應商信用等級,對供應商信用進行管理,在零星采購,甚至集中采購時,作為供應商評估的重要依據,有效解決了零星采購供應商響應不及時的問題,有效保障了零星采購的實施。


  3.實現網上競價系統,確立零星采購工作方式


  網上競價管理包括競價管理、評標監督與管理、答疑等內容。其中競價模式又可以分為三種:


  公開競價:類似于拍賣模式。所謂公開式就是說只要是在競價結束時間內,供應商可以按需修改報價,每次的報價必須不同,而且供應商報價的價格都是公開的,其他供應商及采購人員均可以查看。規定時間內,無新報價后,競價結束。


  隱藏出價:設置報價的供應商數,只要報價供應商數達標,就可以進行比價,不用等競價結束時間結束。其中供應商報價次數是有限制的,只能報價一次,不能修改,且報價是隱藏的。報價結束,系統選擇價格最低的供應商。當最低價有兩家供應商的報價的一樣時,系統將根據隨機抽取或者二次報價的方式選擇供應商。


  限時出價:競價時間截止就開始比價,每家供應商只能報價一次,系統將自動評選出一個最低報價供應商,如果在競價時間截止時,供應商報價的人數低于最低人數限制,此競價項目作廢。當最低價有兩家報價一樣時,系統將根據隨機抽取或者二次報價的方式選擇供應商。其中,所有報價的價格都是隱藏的。只有等系統競價結束,才公布中標的供應商。

 
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  圖:采購項目列表


  網上競價將原來零星采購中,單位與供應商“面對面”洽談采購價格的形式變為采購單位與多個供應商通過“背靠背”網上競價的方式,變有限競爭為無限競爭,變相對封閉為相對開放,以批量規模優勢吸引更多供應商加入競爭行列,提高采購方話語權,使零星采購便捷、高效。同時大幅度降低零星采購成本,節約管理成本,提高零星采購的透明度,發揮零星采購的更大效益。


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  有了制度和體制作為堅實保障,有了信息化作為有力工具,為了更好通過零星采購保障學校教學科研工作,我們還在保障模式方面進行了創新。主要創新實現了超市化交貨,解決了營區零星采購配送壓力大的問題,同時采取線上與線下相結合的模式,與新零售思維不謀而合。


  超市化采購將采購系統與企業資源管理系統銜接,把零星需求與大學采購統一起來,提高了零星采購的單次采購金額,對大學不同部門、不同種類的需求進行同類合并,提高了零星采購權限集中度,有助于提高采購效率,控制采購預算,減少可能存在的灰色交易。用戶可在大學《工程物資服務零星采購供應平臺》上查相關信息,在網上直接完成采購請求,使用方便。由于超市化采購實行跨部門、同種類需求合并的采購模式,因此對于供應商的要求較高:必須具備快速反應的服務能力、較高的信息化程度、與業務規模匹配的資金實力,提高了供應的可靠性和穩定性,保障了零星采購的履約度。


  為了把《工程物資服務零星采購供應平臺》線上與線下相結合,學校2015年暑期對集中采購中心進行擴建改造,中心總面積接近1000㎡,建有倉儲式供應大廳、一個機房檔案室、一個小型倉庫、一個配貨間。其中倉儲式售賣大廳借鑒了山姆會員店和麥德龍超市的模式,上面儲存貨物,下面擺樣,解決倉庫問題同時,最大限度的擴大了營業面積。


  供應大廳實行零利潤保障,不是有償服務,采購機構不追求任何利潤,確保了價格的公開透明,最大限度保留了采購成果,取得了很好的社會效益。同時,采購機構實現無現金結算,避免了潛在的廉政風險。


  四、結論


  實行零星采購新模式以來,采購價格低于市場最低價10%以上,采購周期也大大縮短,實現了售后的本地化,有力保障了大學建設。隨著學校零星采購模式不斷完善,實現了從最初的物資采購向工程物資服務“三采合一”的轉變,從最初的辦公用品向多品類、高技術商品的拓展,從保障學校教學科研工作向服務全校教職員工及家屬的延伸,取得了良好的經濟效益、軍事效益和社會效益,為大學加快建設世界一流海軍院校提供了有力保障。

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